KVKK — Rentirus

Madde 1. Amaç ve Kapsam

Bu Kişisel Verilerin Korunması ve Veri Gizliliği Politikası'nın (“Gizlilik Politikası”) amacı, CODEUS YAZILIM TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ'nin (“Şirket”) Rentirus markası altında sunduğu web tabanlı araç kiralama yönetim yazılımı ve ilgili dijital hizmetler kapsamında kişisel verilerin işlenmesine ilişkin esasları belirlemek, ilgili kişilerin haklarını açıklamak ve kişisel verilerin korunması için uygulanması gereken tedbirleri ortaya koymaktır.

Bu politika, Anayasa'nın 20. maddesi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat çerçevesinde hazırlanmıştır.

Politika; Rentirus internet sitesini ziyaret eden kişileri, hizmetler hakkında bilgi talep edenleri, müşteri işletmeleri, işletme yetkililerini, kullanıcıları, çalışanları, potansiyel müşterileri ve Rentirus yazılımı üzerinden kişisel verileri işlenen diğer gerçek kişileri kapsar.

Rentirus, araç kiralama işletmelerinin müşterilerine, araçlarına, rezervasyonlarına, sözleşmelerine ve finansal işlemlerine ilişkin bilgileri yönetebilmeleri için teknik altyapı sağlar. Bu kapsamda sisteme girilen kişisel veriler, hizmetin sunulması amacıyla Rentirus altyapısı üzerinden işlenir.

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişilere ilişkin bilgiler bu politikanın kapsamındadır. Tüzel kişilere ait bilgiler, bir gerçek kişiyle ilişkilendirilebildiği ölçüde kişisel veri niteliği kazanabilir.

Madde 2. Tanımlar

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.

Özel Nitelikli Kişisel Veri

KVKK'nın 6. maddesinde sayılan, işlenmesi özel şartlara tabi kişisel verilerdir. Bunlar; kişinin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini kapsar.

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.

Anonim Hâle Getirme

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.

Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, erişilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması veya kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.

İlgili Kişi / Veri Sahibi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişidir.

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve araçlarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişidir.

Veri İşleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak ve onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.

Çerez

Bir internet sitesinin veya uygulamanın kullanımı sırasında kullanıcının cihazında saklanabilen, oturumun sürdürülmesi, güvenlik, tercihlerin hatırlanması veya gerekli izinler alınması hâlinde analiz gibi amaçlarla kullanılabilen küçük veri dosyalarıdır.

Madde 3. Veri İşleme Amaçları

Şirket, Rentirus hizmetleri kapsamında elde ettiği veya hizmetin sunulması için işlediği kişisel verileri, ilgili mevzuata ve veri işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işleyebilir:

Rentirus yazılımının ve ilgili hizmetlerin sunulması, işletilmesi ve geliştirilmesi.
İşletme ve kullanıcı hesaplarının oluşturulması ve yönetilmesi.
Kullanıcı kimlik doğrulama ve yetkilendirme işlemlerinin gerçekleştirilmesi.
Araç, müşteri, rezervasyon ve kiralama sözleşmesi süreçlerinin yürütülmesi.
İşletmelerin sisteme kaydettiği operasyonel ve finansal verilerin işlenmesi.
Abonelik, ödeme, tahsilat ve faturalandırma süreçlerinin yürütülmesi.
Teknik destek hizmetlerinin sağlanması ve sorunların giderilmesi.
Sistem güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimlerin ve kötüye kullanımın önlenmesi.
Araç takip, muhasebe ve diğer entegrasyonların çalıştırılması.
Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
Hukuki taleplerin değerlendirilmesi ve hakların korunması.
Hizmet performansının, kullanıcı deneyiminin ve yazılım kalitesinin geliştirilmesi.
Gerekli hukuki şartlar sağlandığında hizmet duyurularının ve ticari iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi.

Kişisel veriler, ilgili kişiye bildirilen amaçlar ve uygulanabilir hukuki şartlar dışında kullanılmaz.

Madde 4. Kişisel Verileri İşleme İlkeleri ve Hukuki Sebepler

Şirket, kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli ve meşru amaçlarla, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde işler.

Kişisel veriler, ilgili amaç için gerekli olan süre boyunca muhafaza edilir. İşleme amacının sona ermesi ve geçerli bir saklama yükümlülüğünün bulunmaması hâlinde veriler, ilgili mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Kişisel verilerin işlenmesinde gerekli teknik ve idari tedbirler uygulanır. Veriler, yetkisiz erişime karşı korunur ve yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilebilir olacak şekilde yönetilir.

KVKK'nın 5. maddesi kapsamında kişisel veriler, ilgili faaliyetin niteliğine göre aşağıdaki hukuki sebeplerden bir veya birkaçına dayanılarak açık rıza aranmaksızın işlenebilir:

Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
İlgili kişi tarafından alenileştirilmiş olması.
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması.

Bu şartların bulunmadığı ve açık rızanın gerekli olduğu durumlarda, kişisel veriler geçerli açık rıza alınmadan işlenmez.

Özel nitelikli kişisel veriler, KVKK'nın 6. maddesinde belirtilen özel işleme şartlarına uygun olarak işlenir.

Madde 5. Kişisel Verilerin İşlenmesi, Aktarılması ve İstisnaları

5.1. Rentirus hizmeti kapsamında veri işlenmesi

Rentirus, araç kiralama işletmelerinin sisteme kaydettiği kişisel verileri hizmetin sunulması amacıyla işler. Bu veriler; müşteri bilgileri, rezervasyonlar, araç kiralama sözleşmeleri, sürücü belgesi veya kimlik belgelerine ilişkin bilgiler, ödeme durumları, muhasebe kayıtları ve ilgili operasyonel bilgileri içerebilir.

İşletmelerin sisteme veri girmesi, bu verilerin amaç dışı kullanılmasına izin verildiği anlamına gelmez. Şirket, verileri hizmetin sunulması ve ilgili hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekli olduğu ölçüde işler.

İşletmelerin kişisel veriler bakımından veri sorumlusu, Şirketin ise veri işleyen olarak hareket ettiği faaliyetlerde, Şirket verileri ilgili işletmenin talimatları ve sözleşmesel çerçeve doğrultusunda işler. Şirketin kendi abonelik, hesap yönetimi, güvenlik ve yasal yükümlülüklerine ilişkin faaliyetlerinde ise ilgili faaliyete göre veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmesi mümkündür.

Tarafların hukuki rolleri, her veri işleme faaliyetinin gerçek koşullarına göre belirlenir.

5.2. Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel veriler, ilgili amaç için gerekli olması ve uygun hukuki şartların bulunması hâlinde aşağıdaki alıcı gruplarıyla paylaşılabilir:

Sunucu, barındırma ve altyapı hizmeti sağlayıcıları.
Teknik destek ve bilgi güvenliği hizmeti sağlayıcıları.
E-posta, SMS ve bildirim hizmeti sağlayıcıları.
Bankalar ve ödeme kuruluşları.
Araç takip sistemi sağlayıcıları.
Muhasebe yazılımı ve diğer entegrasyon sağlayıcıları.
Hukuk, mali müşavirlik ve denetim hizmeti sağlayıcıları.
Kanunen yetkili kamu kurumları ve adli makamlar.

Veri aktarımı, aktarım amacıyla sınırlı tutulur ve gerekli güvenlik tedbirleri uygulanır.

5.3. Yurt içi ve yurt dışı veri aktarımı

Rentirus'un sunucu altyapısı Türkiye'de bulunan sunucular üzerinde çalışır. Kişisel veriler, uygulanabilir saklama ve güvenlik süreçleri kapsamında Türkiye'deki altyapıda muhafaza edilir.

Üçüncü taraf entegrasyonların veya hizmet sağlayıcıların teknik altyapıları ayrıca değerlendirilir. Yurt dışına kişisel veri aktarımının söz konusu olduğu bir hizmet kullanılması hâlinde, aktarım gerçekleştirilmeden önce KVKK'nın 9. maddesinde belirtilen şartlar ve gerekli güvenceler sağlanır.

5.4. Üçüncü tarafların yükümlülükleri

Kişisel verilerin aktarıldığı hizmet sağlayıcıları, verileri aktarımın amacıyla sınırlı olarak işlemeli ve gerekli güvenlik tedbirlerini uygulamalıdır. Veri işleyenlerle yapılan sözleşmelerde, kişisel verilerin korunmasına ilişkin sorumluluklar ve gerekli yükümlülükler düzenlenir.

Madde 6. Aydınlatma Yükümlülüğü

Şirket, kişisel verileri elde ederken KVKK'nın 10. maddesi uyarınca ilgili kişileri gerekli konularda aydınlatır.

Aydınlatma kapsamında, ilgili faaliyete göre:

Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği.
Kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği.
Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği.
Kişisel verilerin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi.
KVKK'nın 11. maddesinde düzenlenen ilgili kişi hakları.

açıklanır.

Bu politika genel bilgilendirme amacı taşır. Gerekli olduğu durumlarda çalışanlar, müşteri adayları, işletme kullanıcıları ve araç kiralama müşterileri için ayrıca faaliyet bazlı aydınlatma metinleri hazırlanır.

Madde 7. KVKK'nın 11. Maddesi Uyarınca Veri Sahibinin Hakları

İlgili kişiler, KVKK'nın 11. maddesi kapsamında Şirkete başvurarak:

Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme.
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
Kişisel verilerin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme.
Eksik veya yanlış işlenen kişisel verilerin düzeltilmesini isteme.
KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
Münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhlerine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
Kişisel verilerin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğramaları hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

haklarına sahiptir.

Başvurular, ilgili mevzuatta belirtilen usul ve süreler çerçevesinde değerlendirilir. Kanuni saklama yükümlülüğü bulunan veya silinmesi mümkün olmayan veriler bakımından, ilgili mevzuatın öngördüğü şartlar uygulanır.

Madde 8. Veri Güvenliğinin Sağlanması

Şirket, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak, yetkisiz erişimi ve hukuka aykırı işlemeyi önlemek amacıyla uygun teknik ve idari tedbirleri uygular.

Bu kapsamda, sistemin yapısına ve risklere bağlı olarak:

Kullanıcı kimlik doğrulama ve erişim kontrolleri uygulanır.
Kullanıcı yetkileri rol ve izinlere göre sınırlandırılır.
İşletmelerin verileri tenant izolasyonu mekanizmalarıyla birbirinden ayrılır.
Oturum ve erişim güvenliği tedbirleri uygulanır.
Teknik hata ve güvenlik kayıtları gerektiği ölçüde tutulur.
Yedekleme ve kurtarma süreçleri yürütülür.
Yetkisiz erişim ve veri kaybı risklerini azaltmaya yönelik önlemler alınır.
Güvenlik açıklarının tespit edilmesi ve giderilmesi için çalışmalar yapılır.

Kişisel verilere erişim, görev ve yetki sınırları içinde tutulur. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülükler, ilgili çalışanlar ve hizmet sağlayıcıları bakımından uygulanabilir sözleşme ve prosedürlerle desteklenir.

Hiçbir dijital sistem mutlak güvenlik garantisi veremez. Şirket, kişisel verilerin korunması için mevzuata uygun gerekli tedbirleri almayı amaçlar.

Madde 9. Çerezler ve Benzeri Teknolojiler

Rentirus internet sitesi ve web uygulaması, hizmetin çalışması ve güvenliğinin sağlanması amacıyla zorunlu çerezler veya benzeri teknolojiler kullanabilir. Zorunlu olmayan çerezler, gerekli hukuki şartlar sağlanmadan etkinleştirilmez.

9.1. Kesinlikle gerekli çerezler

Bu çerezler, kullanıcının talep ettiği hizmetin çalışması için zorunlu olan işlevleri sağlar. Örnek olarak:

Oturumun sürdürülmesi.
Kullanıcı kimliğinin doğrulanması.
Oturum güvenliğinin korunması.
CSRF gibi güvenlik kontrollerinin uygulanması.
Çerez tercihinin hatırlanması.

Bu çerezler, zorunlu oldukları ölçüde ve amaçlarıyla sınırlı olarak kullanılır.

9.2. İşlevsel çerezler

Kullanıcı tercihlerini hatırlamak ve zorunlu olmayan ek işlevler sunmak amacıyla kullanılabilir. Bu çerezler gerekli hukuki şartlar sağlanmadan etkinleştirilmez.

9.3. Performans ve analiz çerezleri

Ziyaret istatistiklerini, sayfa kullanımını, hata kayıtlarını veya performansı analiz etmek amacıyla kullanılabilir. Google Analytics veya benzeri bir araç kullanılması hâlinde, ilgili çerezler ve veri aktarımı gerçek uygulamaya uygun şekilde açıklanır. Gerekli izin veya hukuki şart sağlanmadan bu çerezler çalıştırılmaz.

9.4. Reklam ve pazarlama çerezleri

Reklam performansını ölçmek veya kişiselleştirilmiş reklam sunmak amacıyla kullanılmaları hâlinde, ilgili sağlayıcılar ve işleme amaçları açıklanır. Zorunlu olmayan reklam ve pazarlama çerezleri, gerekli hukuki şartlar ve açık rıza sağlanmadan etkinleştirilmez.

9.5. Çerez tercihleri

Kullanıcılara, gerekli olduğu durumlarda çerez tercihlerini yönetebilecekleri bir panel sunulur. Bu panelde:

Tümünü kabul et.
Zorunlu olmayanları reddet.
Tercihleri yönet.

seçenekleri bulunur.

Kullanıcı tercihleri yanıltıcı bir tasarımla yönlendirilmez. Zorunlu olmayan çerezler, kullanıcı tercih belirtmeden varsayılan olarak çalıştırılmaz. Kullanıcı daha önce verdiği izni sonradan değiştirebilir veya geri alabilir.

Kullanılan çerezlerin gerçek adları, sağlayıcıları, amaçları ve süreleri teknik envanter üzerinden belirlenir. Kullanılmayan çerezler veya hizmetler bu politikada kullanılıyormuş gibi gösterilmez.

Madde 10. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası

Kişisel veriler, yürürlükteki mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri ve ilgili işleme faaliyeti için gerekli süreler boyunca saklanır.

Saklama süresi belirlenirken verinin niteliği, işleme amacı, sözleşmesel yükümlülükler, vergi ve muhasebe mevzuatı, hukuki uyuşmazlıklar ve diğer yasal gereklilikler dikkate alınır.

Yasal saklama süresi sona eren veya işleme amacı ortadan kalkan veriler, başka bir geçerli hukuki sebep bulunmadığı takdirde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

İlgili kişinin talebi, tek başına yasal saklama yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. Bununla birlikte, kişisel verilerin saklanmasını gerektiren hukuki şartlar sona erdiğinde veriler gereksiz yere muhafaza edilmez.

Madde 11. Üçüncü Taraf Hizmetleri ve Entegrasyonlar

Rentirus, kullanıcıların ihtiyaçlarına bağlı olarak araç takip, muhasebe, ödeme ve iletişim sistemleriyle entegre çalışabilir.

Entegrasyonun çalışması için gerekli kişisel veriler, ilgili hizmet sağlayıcısına aktarılabilir. Aktarımın kapsamı, entegrasyonun yapılandırmasına ve kullanım amacına göre belirlenir.

Kullanıcılar, üçüncü taraf hizmetleri etkinleştirmeden önce ilgili hizmetin veri işleme koşullarını incelemelidir. Üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarının kendi gizlilik ve güvenlik uygulamaları bulunabilir.

Madde 12. Başvuru ve İletişim

Kişisel verilerinizin işlenmesiyle ilgili taleplerinizi aşağıdaki iletişim bilgileri üzerinden Şirkete iletebilirsiniz.

Veri sorumlusu: CODEUS YAZILIM TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

Adres: Cevat Paşa Mahallesi, Bahriye Üçok Caddesi, Palmiye Apartmanı No: 62, İç Kapı No: 12, Merkez / Çanakkale

E-posta: info@codeus.com.tr

Başvurular, KVKK ve ilgili mevzuatta öngörülen usul ve süreler çerçevesinde değerlendirilir. Talebin niteliğine göre kimlik doğrulaması istenebilir.

Madde 13. Politika Değişiklikleri

Şirket, hizmetlerinde, teknik altyapısında veya ilgili mevzuatta meydana gelen değişiklikler doğrultusunda bu politikayı güncelleyebilir.

Güncellenen politika Rentirus internet sitesinde yayımlanır. Mevzuatın ayrıca bildirim yapılmasını gerektirdiği durumlarda gerekli bilgilendirme gerçekleştirilir.

CODEUS YAZILIM TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
Rentirus — Araç kiralama operasyonları için dijital yönetim platformu