Kısa cevap
Excel'den rent a car yazılımına geçerken önce araç ve müşteri tablolarınızı tek biçime getirin, ardından tanımları (marka, model, sınıf, şube) yazılımda oluşturun, araçları ve müşterileri aktarın, açık rezervasyonları ve cari bakiyeleri girin, sonra bir hafta iki sistemi karşılaştırarak kullanın.
Excel nerede yetersiz kalır?
Excel tek kişinin tuttuğu bir araç listesi için yeterlidir. Ekip büyüdükçe aynı dosyanın birden fazla kopyası oluşur, hangi aracın kirada olduğu kişiden kişiye değişir ve çakışan rezervasyonlar ancak müşteri kapıya geldiğinde fark edilir.
- Aynı araca iki rezervasyon girilmesini engellemez
- Bakım, sigorta ve muayene tarihlerini kendiliğinden hatırlatmaz
- Tahsilatı müşterinin cari hesabına otomatik işlemez
- Kimin neyi değiştirdiğini kayıt altına almaz
Geçiş adımları
- Araç tablosunu temizleyin: her satırda plaka, marka, model, model yılı, sınıf, şube ve güncel kilometre olsun.
- Müşteri tablosunu temizleyin: aynı müşterinin tekrar eden satırlarını birleştirin, telefon ve kimlik bilgilerini tek biçime getirin.
- Yazılımda tanımları oluşturun: marka, model, sınıf, kasa tipi, yakıt, vites ve şubeler.
- Araçları ve müşterileri aktarın.
- Gelecek tarihli rezervasyonları ve devam eden kiralamaları girin.
- Müşteri ve kurumsal cari bakiyeleri açılış bakiyesi olarak kaydedin.
- Bakım, sigorta ve muayene tarihlerini araç kartlarına işleyin.
- Kullanıcıları açın ve yetkilerini verin.
İlk hafta
Geçişi sezonun yoğun döneminde yapmayın. İlk hafta yeni rezervasyonları yalnızca yazılıma girin, Excel'i salt okunur bırakın. Hafta sonunda araç durum listesini ve kasa hareketlerini eski kayıtlarınızla karşılaştırın.
Rentirus'a geçişte araç, müşteri ve sözleşme verilerinin aktarımında ekibimiz destek verir.
Sık sorulan sorular
- Geçiş ne kadar sürer?
- Süre filo büyüklüğüne ve tabloların temizliğine bağlıdır. Tanımlar ve aktarım tamamlandıktan sonra bir haftalık paralel kullanım önerilir.