Kısa cevap
Rent a car programı seçerken önce programın tarayıcıda mı yoksa tek bilgisayarda mı çalıştığına, ardından araç, rezervasyon, sözleşme ve tahsilatın aynı kayıtta birleşip birleşmediğine bakın. Sonra KABİS, e-Fatura ve sanal POS gibi bağlantıları, kullanıcı yetkilerini, veri aktarım desteğini ve yıllık toplam maliyeti karşılaştırın.
Yanlış program neden pahalıya patlar?
Rent a car işletmesinde aynı bilgi gün içinde birçok kez yazılır: rezervasyonda, sözleşmede, faturada, tahsilatta ve resmi bildirimde. Program bu bilgileri tek kayıtta birleştirmiyorsa her yeniden yazım hem zaman kaybı hem de hata riskidir.
Program değiştirmek de zahmetlidir. Araç, müşteri ve cari kayıtlar yeni sisteme taşınır, ekip yeni ekranları öğrenir. Bu yüzden seçimi birkaç demo izleyip fiyata bakarak değil, işletmenizin günlük akışını soru listesine çevirerek yapmak gerekir.
Altyapı: kurulum, erişim ve veri
- Program tarayıcıda mı çalışıyor, yoksa bir bilgisayara mı kuruluyor? Bulut tabanlı program şubeden, ofisten ve evden aynı kayıtlara erişim sağlar; masaüstü program ise kurulu olduğu cihaza bağlıdır.
- Birden fazla şubeniz varsa her şube kendi filosunu ve rezervasyonlarını ayrı görebiliyor mu?
- Mevcut araç, müşteri ve sözleşme kayıtlarınızı Excel'den aktarmak için destek veriliyor mu?
Operasyon: araç, rezervasyon ve sözleşme
- Araç durum listesi müsait, kirada ve bakımdaki araçları ayırıyor mu?
- Aynı araca tarihleri çakışan iki rezervasyon girilmesini engelliyor mu?
- Sözleşme kendi metninizle şablon olarak hazırlanıp rezervasyondan otomatik doluyor mu?
- Bakım, hasar, kasko, muayene, trafik cezası ve HGS kayıtları aracın kartında birikiyor mu?
Bu sorulardan birine bile "hayır" cevabı alırsanız, o iş için Excel veya kâğıt kullanmaya devam edeceğinizi bilin.
Finans ve bağlantılar
- Kira tahsilatı, araç gideri ve müşteri borcu aynı kayıtlardan cari hesaba ve kâr raporuna dönüşüyor mu?
- KABİS, e-Fatura, sanal POS ve HGS kiralama kaydına bağlanıyor mu, yoksa ayrı ekranlarda yeniden mi yazılıyor?
Bağlantının olup olmadığından çok, bilginin nereden geldiğini sorun. İyi bir rent a car programında fatura satırı kiralama kaydından, KABİS bildirimi sözleşmeden, tahsilat ise rezervasyon bakiyesinden gelir.
Ekip, yetki ve maliyet
- Her kullanıcının hangi ekranı görüp hangi işlemi yapacağı ayrı ayrı belirlenebiliyor mu?
- Fiyat aylık mı yıllık mı, kullanıcı ve araç sınırı var mı, SMS gibi ek kalemler ayrıca ücretleniyor mu?
- Demo hesabı veya deneme süresi sunuluyor mu?
Toplam maliyeti hesaplarken lisans bedeline ek olarak SMS kredisi, sanal POS komisyonu ve e-Fatura hizmet bedelini de ekleyin.
Demo görüşmesinden en iyi şekilde yararlanmak
Demo sırasında genel bir tanıtım yerine kendi gününüzden bir senaryo isteyin: bir müşteriyi kaydedin, araç seçip rezervasyon açın, sözleşmeyi doldurun, tahsilatı alın ve aracı iade edin. Bu akışı kaç ekranda, kaç kez yeniden yazarak tamamladığınızı sayın.
Sık sorulan sorular
- Rent a car programı ile araç kiralama yazılımı farklı mı?
- Hayır, iki ifade aynı ürünü anlatır: araç kiralama işletmesinin filo, rezervasyon, sözleşme ve tahsilat işlerini yöneten iş yazılımı.
- Masaüstü mü bulut tabanlı mı tercih edilmeli?
- Birden fazla kişi veya şube aynı kayıtlara erişiyorsa bulut tabanlı program daha uygundur; kurulum ve yedekleme işini de üstlenir.